Prethodni koraci u postupanju sa zahtjevom za pristup informacijama

Tko se može pojaviti kao korisnik prava na pristup informacijama?

Korisnik prava na pristup informacijama može biti bilo koja fizička osoba bez obzira na mjesto prebivališta ili državljanstvo, što znači da se osim pojedinog domaćeg državljanina kao korisnik može pojaviti i strani državljanin. Korisnik može zahtjev podnijeti osobno, a u njegovo ime zahtjev može podnijeti punomoćnik ili zakonski zastupnik ako je korisnik maloljetna osoba ili ako je korisniku oduzeta poslovna sposobnost.

Zaposlenici u tijelima javne vlasti mogu podnositi zahtjeve za pristup informacijama tijelu javne vlasti u kojem se zaposleni, ali bi primjena posebnih pravila dostupnosti informacija, unutarnja komunikacija i objava informacija putem internetske stranice, oglasnih ploča, intraneta, putem ovlaštenih predstavnika unutar tijela javne vlasti trebala osigurati da zaposlenici ne trebaju tražiti informacije putem podnošenja zahtjeva za pristup informacijama.

Osim pojedine fizičke osobe kao podnositelj zahtjeva se može pojaviti grupa građana, koja bi prilikom podnošenja zahtjeva trebala odrediti zajedničkog predstavnika. Ako grupa građana sama ne odredi zajedničkog predstavnika tijelo javne vlasti može posebnim zaključkom odrediti zajedničkog predstavnika prema članku 35. Zakona o općem upravnom postupku.

Novinari, iako im Zakon o medijima (NN 59/04, 84/11, 81/13) daje posebne pogodnosti prilikom traženja informacija, mogu biti korisnici prava na pristup informacijama. To je slučaj kada ne postavljaju novinarski upit nego kada traže informaciju koja postoji u materijaliziranom obliku. Novinari, osobito oni koji se bave istraživačkim novinarstvom, mogu tražiti određene informacije koje su osjetljivog karaktera i za koje im je važno da mogu u slučaju potrebe ostvariti pravnu zaštitu pred Povjerenikom za informiranje, Visokim upravnim sudom Republike Hrvatske, Ustavnim sudom Republike Hrvatske ili pred Europskim sudom za ljudska prava.

Vijećnici u predstavničkim tijelima mogu biti korisnici prava na pristup informacijama, samo ako im posebnim propisom ne bi bila osigurana dostupnost informacija. U tom slučaju se postupak na njih primjenjuje kao da se radi o bilo kojoj drugog fizičkoj osobi.

Osim fizičkih osoba korisnik može biti i pravna osoba sa sjedištem u Hrvatskoj ili u inozemstvu primjerice medijske kuće, trgovačka društva, ustanove, organizacije civilnog društva, sindikati, političke stranke i dr.

U praksi je moguće da se kao podnositelji zahtjeva pojave i određene kategorije koje nisu fizičke osobe, a također nemaju ni status pravne osobe kao što su ogranci političkih stranaka ili klubovi vijećnika u predstavničkim tijelima. U takvim slučajevima po podnesenom zahtjevu se može postupati na način da se zatraži od podnositelja da zahtjev podnose pravna osoba (primjerice politička stranka) ili da zahtjev podnese pojedina fizička osoba, te primijeniti odredbu članka 20. stavka 2. Zakona o pravu na pristup informacijama.

Prema Zakonu o pravu na pristup informacijama svi korisnici pod jednakim uvjetima trebaju imati pristup informacijama u posjedu tijela javne vlasti i to bez obzira na državljanstvo, prebivalište, zanimanje i oni su ravnopravni u njegovom ostvarivanju. Prilikom rješavanja zahtjeva za pristup informacijama pojedinog korisnika službenik za informiranje ne smije staviti u povoljniji položaj niti jednog korisnika privilegirati na način da se mu se pristup informaciji omogući ranije ili da jednom korisniku omogući pristup informaciji, a da drugom korisniku onemogući pristup istoj informaciji.

Zakon o pravu na pristup informacijama daje pravo korisniku koji je informaciju zaprimio u skladu s odredbama Zakona o pravu na pristup informacijama da tu informaciju javno iznosi i to na bilo koji način objavom u novinama, na internetskoj stanici, putem društvenih mreža ili da je koristi u pojedinim pravnim postupcima. Službenik za informiranje nije ovlašten ispitivati korisnika za koju svrhu mu je informacija potrebna ili što će s njome raditi.

Na kraju, važno je pri komunikaciji sa korisnicima i rješavanju zahtjeva obratiti pažnju na načelo međusobne suradnje i pružanja pomoći te poštivanja ljudskog dostojanstva.

VAŽNO! - U odnosu na javnu dostupnost pojedine informacije nevažno je tko je korisnik prava na pristup informaciji i u svakom slučaju treba primijeniti načelo jednakosti!

Na koje načine korisnik može podnijeti zahtjev za pristup informacijama?

Zakon o pravu na pristup informacijama daje široku mogućnost načina podnošenja zahtjeva, a na pojedinom korisniku je odluka na koji način će podnijeti zahtjev. Tijelo javne vlasti je obvezno zaprimati i rješavati zahtjeve koji su podneseni usmenim ili pisanim putem.

Radi jednostavnije i brže komunikacije tijela javne vlasti trebaju objaviti na internetskoj stranici podatke o službeniku za informiranje i kontakt podatke za podnošenje zahtjeva za pristup informacijama, o načinu ostvarivanja prava na pristup informacijama te pomoćne obrasce za pristup informacijama koji moraju biti objavljeni u obliku pogodnom za elektronički unos potrebnih podataka (npr. Word dokument). Korisno je na Internet stranici tijela javne vlasti u kategoriji pristupa informacijama sa svim podacima o ostvarivanju prava objaviti i obrasce za podnošenje zahtjeva.

Korisnik može uputiti telefonski poziv službeniku za informiranje te tako podnesen zahtjev predstavlja usmeni zahtjev. Također, korisnik može pristupiti osobno u prostorije tijela javne vlasti i tražiti pristup informacijama usmeno putem službenika za informiranje ili druge službene osobe u tijelu javne vlasti. U slučaju usmenog traženja informacija, službenik za informiranje ima obvezu sačiniti službenu bilješku, koja treba sadržavati sva sastavne dijelove koje Zakon o pravu na pristup informacijama propisuje za pisani zahtjev.

Za tijelo javne vlasti, a osobito za službenike za informiranje, korisno je da pripremiti pomoćne obrasce zahtjeva za pristup informacijama, zahtjeva za dopunu ili ispravak informacije ili zahtjeva za ponovnu uporabu, za korisnike koji osobno pristupaju u tijelo javne vlasti i žele podnijeti zahtjev.

Osim usmenog načina, zahtjev za pristup informacijama korisnik može podnijeti pisanim putem u koji se ubrajaju i zahtjevi koji su poneseni putem elektroničke pošte ili drugom elektroničkom komunikacijom, primjerice putem aplikacije za podnošenje zahtjeva za pristup informacijama, portala imamopravoznati.org, web obrazaca, pa čak i putem društvenih mreža ako ih tijelo javne vlasti koristi. Prilikom podnošenja zahtjeva elektroničkim putem potrebno je potvrditi korisniku da je njegov zahtjev zaprimljen.

Po zahtjevima koji su zaprimljeni putem elektroničke komunikacije je potrebno postupati i nije potrebno tražiti korisnika da ispunjava pomoćne obrasce zahtjeva za pristup informacijama.

Pisani zahtjev za pristup informacijama korisnik može poslati i putem pošte ili putem telefaksa te je tijelo javne vlasti u obvezi korisniku potvrditi zaprimanje zahtjeva (zahtjev poslan poštom preporučeno s dokazom uručenja, osobno predan zahtjev u pisarnici i dr.).

VAŽNO! - Korisnik može podnijeti zahtjev usmenim i pisanim putem!

Provjera radi li se o zahtjevu za pristup informacijama

Iako za uređenje prava na pristup informacijama ne postoji potreba definiranja zahtjeva za pristup informacijama, novelom Zakona o pravu na pristup informacijama iz 2015. godine je uvedena negativna definicija zahtjeva za pristup informacijama, odnosno dana je definicija što se ne smatra zahtjevom za pristup informacijama. U praksi mnogi korisnici tražeći odgovore na određena pitanja koja ih zanimaju, uslijed nemogućnosti da realiziraju rješavanje svojih imovinskih ili statusnih prava ili traženja, potrebe za podnošenjem prigovora i slično, često se susreću s dostupnim obrascem zahtjeva za pristup informacijama te putem istoga pokušavaju doći do bržeg rješavanja određenih pitanja. Službenici za informiranje trebaju obratiti pažnju na činjenicu kako zahtjev za pristup informacijama ne predstavlja traženje uvida u cjelokupni spis predmeta, objašnjenja ili uputa vezanih uz ostvarivanje nekog prava ili izvršavanje obveze, izrade analize ili tumačenja nekog propisa, kao ni stvaranje nove informacije. Prilikom zaprimanja zahtjeva na kojem je naznačeno da je zahtjev za pristup informacijama službenik za informiranje treba utvrditi radi li se uopće o zahtjevu za pristup informacijama.

Po sadržaju traženja korisnika službenik za informiranje može prepoznati radi li se o zahtjevu za pristup informacijama ili o nekom drugom zahtjevu o kojem treba odlučivati neka druga službena osoba u tijelu javne vlasti temeljem drugih propisa i pravila.

Službenik za informiranje može zaprimiti zahtjev u kojem korisnik navodi sljedeće:

“U novinama sam pročitao da Državni ured za upravljanje državnom imovinom prodaje stanove koji su u državnom vlasništvu te podnosim zahtjev za kupnju stana od 60 m2, u centru Grada.”

Također može zaprimiti zahtjev u kojem korisnik navodi sljedeće:

“Molim Vas pojašnjenje što je sve trebala sadržavati Studija utjecaja na okoliš izgradnje sportsko-rekreacijskog centra s golfskim igralištem na Srđu?”

Ukoliko primi zahtjeve kao što su opisani, službenik za informiranje može odmah zaključiti kako se ne radi o zahtjevu za pristup informacijama jer je vidljivo da traži određeno postupanje ili izradu određenog pojašnjenja.

Za razliku od takvih traženja, službenik za informiranje će jednostavno zaključiti da se radi o zahtjevu za pristup informacijama u kojem korisnik navodi sljedeće:

“U novinama sam pročitao da Državni ured za upravljanje državnom imovinom prodaje stanove koji su u državnom vlasništvu. Molim Vas popis stanova koji će biti na prodaju.”

Također, ako zaprimi zahtjev u kojem korisnik traži sljedeće:

“Molim Vas Studiju utjecaja na okoliš izgradnje sportsko-rekreacijskog centra s golfskim igralištem na Srđu.”

Za službenika za informiranje je važno da prilikom rješavanja zahtjeva za pristup informacijama nije dužan davati dodatna pojašnjenja, tumačenja ili obrazloženja, odnosno ulagati dodatni trud i izrađivati novu informaciju. Navedeno ne znači da treba ignorirati podneseni zahtjev jer svako tijelo javne vlasti, osim rješavanja zahtjeva za pristup informacijama, prema građanima i drugim pravim osobama ima obveze koje se sastoje u davanju odgovora na upite, tumačenja, pojašnjenja, rješavanja prigovora i sl. Stoga je važno razgraničiti koje zahtjeva treba rješavati službenik za informiranje, a koje zahtjeve trebaju rješavati drugi zaposlenici u tijelu javne vlasti.

Prilikom utvrđivanja da podneseni zahtjev ne predstavlja zahtjev za pristup informacijama treba biti oprezan i službenik za informiranje ne bi trebao automatski odrediti kako određeno traženje ne predstavlja zahtjev za pristup informacijama. Službenik za informiranje treba razmotriti postoji li u tijelu javne vlasti više dokumenata ili drugih informacija iz kojih korisnik sam može napraviti određenu analizu.

Službenik za informiranje može zaprimiti zahtjev sljedećeg sadržaja:

“Koliko je tijelo javne vlasti potrošilo na uređenje zgrade Općine tijekom 2015 godine?”

Iako je ovaj zahtjev postavljen u obliku upita te se na prvi trenutak može steći zaključak da korisnik traži izradu određenog izračuna, a tijelo javne vlasti nema izrađenu informaciju koja sadržava odgovor na to traženje u jednom dokumentu, službenik za informiranje u opisanom primjeru ne može o podnesenom zahtjevu donijeti odluku kako se ne radi o zahtjevu za pristup informacijama. Naime, tijelo javne vlasti ne mora za korisnika raditi poseban izračun, ali umjesto toga korisniku može dostaviti više računa iz kojih korisnik može sam izračunati koliki je iznos potrošen ili dokument iz kojega je vidljivo koliko je koštala određena aktivnost.

Ukoliko se iz zaprimljenog zahtjeva može utvrditi da se ne radi o zahtjevu za pristup informacijama, o tome je potrebno obavijestiti korisnika i uputiti ga u ostvarivanje njegovog prava, prema članku 23. stavku 1. točki 6. Zakona o pravu na pristup informacijama te odgovarajućom primjenom članka 122. Zakona o općem upravnom postupku, uputiti korisnika na mogućnost podnošenja prigovora na dostavljenu obavijest.

Ono što predstavlja mogući izazov prilikom rješavanja zahtjeva za pristup informacijama je mogućnost da službenik za informiranje prilikom rješavanja zahtjeva pogrešno kvalificira da pojedini zahtjev nije zahtjev za pristup informacijama i pri tome korisnika ne uputi o mogućnosti podnošenja prigovora na obavijest te na taj način onemogući korisnika u ostvarivanje prava na pristup informacijama. Osim što službenik za informiranje ima obvezu obavijestiti podnositelja da se podnesak ne smatra zahtjevom za pristup informacijama, on također ima obvezu uputiti korisnika na način ostvarivanja njegovih prava. Propisana obveza upućivanja na način ostvarivanja prava korisnika u praksi može biti pozitivna za korisnika kao neuke stranke, osobito ako o njegovom pravu odlučuje tijelo javne vlasti kome je upućen zahtjev. Međutim, ova odredba može u praksi stvoriti problem kada službenik za informiranje u tijelu javne vlasti ne zna na koji način uputiti korisnika o ostvarenju njegovog prava.

Službenik u tijelu javne vlasti treba provjeriti je li korisnik podnio zahtjev za ponovnu uporabu informacija, a navodi da traži pristup informacijama. Zahtjevi za ponovnu uporabu informacija će se razlikovati od zahtjeva za pristup inormacijama jer korisnici traže određene baze ili druge informacije u strojno čitljivom obliku (npr. traže dostavu baze u csv-u, excelu). Dakle, za ponovnu uporabu odlučan je element format informacije (strojno-čitljiv), ali i način zaprimanja informacije (elektronički, e-poštom ili na nosaču), pa u tim slučajevima podnesak koji je moguće naveden kao zahtjev za pristup informacijama, treba kvalficirati kao zahtjev za ponovnu uporabu.

Rok za rješavanje zahtjeva za pristup informacijama

Za svakog korisnika je izuzetno važno, a osobito ako se radi o novinarima, da informaciju dobiju u što kraćem roku jer protekom vremena određene informacije više ne moraju biti aktualne.

Člankom 20. stavkom 1. Zakona o pravu na pristup informacijama je propisano da je tijelo javne vlasti dužno odlučiti o zahtjevu za pristup informacijama najkasnije u roku od 15 dana od dana podnošenja urednog zahtjeva.

Rok od 15 dana je kalendarski rok tako da se u taj rok računaju i neradni dani. Procesno je pravilo da se kao prvi dan roka računa dan nakon što je zaprimljen zahtjev. Ako je korisnik podnio zahtjev putem elektroničke pošte izvan redovnog radnog vremena taj će se zahtjev računati kao da je zaprimljen idućeg radnog dana. Ako posljednji dan roka pada u nedjelju ili u neradni dan, kao posljednji dan roka se računa prvi idući radni dan.

Za službenika za informiranje 15 dana predstavlja krajnji rok za rješavanje zahtjeva. Međutim, ukoliko je u mogućnosti službenik za informiranje treba zahtjev riješiti što je moguće ranije te ne treba čekati s posljednjim danom roka za rješavanje zahtjeva. Ako u isto vrijeme bude zaprimljen zahtjev za istom informacijom od strane različitih korisnika, njihovi zahtjevi trebaju biti riješeni u isto vrijeme. Prema članku 22. stavku 1. Zakona o pravu na pristup informacijama rokovi za ostvarivanje prava na pristup informaciji mogu se produžiti za 15 dana, računajući od dana kad je tijelo javne vlasti trebalo odlučiti o zahtjevu za pristup informaciji u sljedećim slučajevima:

• ako se informacija mora tražiti izvan sjedišta tijela javne vlasti,
• ako se jednim zahtjevom traži veći broj različitih informacija,
• ako je to nužno da bi se osigurala potpunost i točnost tražene informacije, te
• ako je tijelo javne vlasti dužno provesti test razmjernosti i javnog interesa.

O produženju roka službenik za informiranje je obvezan obavijestiti podnositelja zahtjeva najkasnije u roku 8 dana, pri čemu treba navesti razloge zbog kojih se rješavanje zahtjeva produžava.

Ističemo da su dosadašnja izvješća Povjerenika za informiranje utvrdila da se dvije trećine svih žalbi koje korisnici upute Povjereniku odnose na slučajeve šutnje uprave, dakle slučajeve kada tijelo javne vlasti ne odluči u zakonom propisanim rokovima. Stoga se odugovlačenje s postupkom pokazuje kao ključni problem provedbe Zakona o kojem svako tijelo javne vlasti i osobito službenik za informiranje trebaju povesti računa.

VAŽNO! - Potrebno je početi postupati po zahtjevu bez odlaganja.

Sljedeće: Rješavanje zahtjeva